20 Ene La gestión del tiempo

¿Cuántas veces nos hemos sentido agobiados porque consideramos que nos falta tiempo para hacer todas las cosas que tenemos que hacer? ¿Cuántas veces hemos pensado que el día debería tener más de 24 horas?

A todos nos ha pasado y tiene mucho que ver con la gestión que hacemos de nuestro tiempo. Si dejamos que esta situación de agobio se prolongue demasiado, acaba causándonos estrés e insatisfacción.

En buena medida nosotros mismos somos responsables de que esto suceda ya que permitimos que personas y cosas nos hagan perder el tiempo, son los conocidos “ladrones de tiempo”. Se calcula que nos quitan entre el 50 y el 70 % de nuestras horas efectivas; para poder luchar contra ellos el primer paso debe ser identificarlos.

Aquí os dejo algunos de los que hemos detectado en nuestra organización y sobre los que estamos trabajando:

• Falta de organización personal. Si no nos organizamos y planificamos el trabajo, perdemos mucho tiempo decidiendo qué hacer y cómo hacerlo. Dedicar unos minutos al día a planificar la jornada siguiente, hacer una lista de tareas y establecer prioridades entre ellas, puede resultar de gran ayuda.
• No delegar. Si no somos capaces de delegar acabamos haciendo trabajos que otros pueden hacer igual o mejor que nosotros. Para delegar de manera efectiva, resulta imprescindible conocer las capacidades y habilidades del personal de nuestro equipo, y facilitarles, si se precisa, la formación necesaria.
• Mala comunicación. Si la comunicación no es buena el trabajo puede realizarse mal y como consecuencia tener que rehacerlo o repetirlo. Transmitir las necesidades con claridad y escuchar con atención son claves para una buena comunicación.
• Interrupciones. Llamadas de teléfono, personas que reclaman nuestra atención para diferentes temas,… Nos hacen perder tiempo en sí mismas y nos hacen perder también la concentración en lo que estábamos haciendo. Aislarse es la mejor solución para evitar las interrupciones, para ello podemos realizar diferentes acciones:  apagar el móvil, avisar de que durante un periodo de tiempo no aceptaremos llamadas telefónicas ni visitas, poner límites y aprender a decir no.
• Correo y mensajería instantánea. Además de distraernos nos crean la necesidad de contestar de manera inmediata y dejar aquello en lo que estábamos trabajando. Para evitarlo podemos cerrarlo todo cuando necesitemos estar concentrados y planificar varios momentos del día para entrar y revisar los mensajes y el correo.

Estos son sólo  algunos “ladrones de tiempo”, si pensamos en ello encontraremos muchos más. Combatirlos no siempre es fácil, en ocasiones necesitaremos técnicas que nos ayuden y nos permitan aplicar estrategias. Es por ello que en Rieusset hemos planificado diferentes formaciones en esta área con el fin de adquirir herramientas para  gestionar mejor nuestro tiempo. Si somos capaces de conseguirlo, a nivel profesional, mejoraremos nuestra productividad y con ello nuestra satisfacción con el trabajo, y a nivel personal, ganaremos tiempo para nosotros mismos.

Por último os dejo una reflexión que sobre este tema hace Alberto Pena, formador en Productividad y Gestión Personal: “Los ladrones de tiempo  no te quitan tiempo sino que te separan de las cosas que de verdad quieres conseguir, cada vez que caes en ellos te alejas de lo que persigues.”