06 Feb ¿Por qué son útiles las auditorías?

Hoy os vamos a hablar de por qué son útiles las auditorías y que, a pesar de que suponen un engorro, bien enfocadas, pueden ayudarnos a mejorar.
Pero antes, queremos introduciros en la definición que la Real Academia de la Lengua Española hace de la palabra auditoría: “revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse”.

Claro, ¿no? Pero para enfocar mejor lo que os queremos explicar hemos pensado en aportaros también el origen etimológico de la palabra ya que nos ayudará a entenderlo mejor. Así entonces ¿de dónde viene la palabra auditoría? Pues del verbo latino “audire”, que significa “oír”, que a su vez, y en el tema que nos toca, tiene su origen en lo que los primeros auditores hacían ejerciendo su función de juzgar la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificación, principalmente, oyendo.
Y aquí es donde queríamos llegar: “…juzgar la verdad o falsedad…” ¿no os da que pensar?
Como decíamos antes, la mayor parte de las veces, vemos las auditorías como un engorro, como una especie de castigo “¿Por qué tiene que venir alguien a revisar cómo trabajamos? ¡Vaya pérdida de tiempo!” decimos.

Además, cuando la auditoria termina y nos abren no conformidades, comentarios u oportunidades de mejora empieza una temporada de “trabajo extra”. Nuevamente decimos: “¡Vaya pérdida de tiempo!”

¿No os ha pasado?

Y claro, ahora que ya no pasamos sólo una auditoría al año –“¡Gracias 9000; contigo empezó todo!”- sino que tenemos varias (ISO 9001, ISO 22000, BRC, ISO 14001, OHSAS 18001, FSC, DPG, etc.) prácticamente hemos de tener una persona, un departamento o un equipo que esté continuamente preparándolas.

Pues lo que os proponemos es un cambio de mentalidad para que, con él, seamos capaces de ver no solo el beneficio que una auditoría nos aporta sino, además, de conseguir hacer tangible ese beneficio.

Evidentemente, que a nadie le gusta ser auditado y que hemos de dedicar un tiempo a atender a los auditores. Y, evidentemente, que hemos de resolver los requerimientos que las normas nos solicitan. Pero ya que tenemos que hacerlo ¿Por qué no lo tenemos presente desde el momento en que empezamos a definir la actividad? ¿No sería más fácil?

Bajo mi punto de vista, si queremos estar certificados, si queremos cumplir con las expectativas o requerimientos de nuestros clientes hemos de trabajar pensando en el beneficio que nosotros vamos a obtener y en lo que nos reportará para trabajar mejor en un futuro cercano. No nos hemos de centrar en la cuesta que hemos de subir sino en la recompensa que encontraremos al final.

Para ello, hay un primer paso que hemos de dar y es que cada responsable prepare, por sí mismo, su documentación bien sea procedimiento o instrucción y, si es posible, creándolo desde el inicio. Si no lo hace, nunca será un documento suyo. Y como no lo será, no le importará que no se siga. Pero ¡ay si es suyo! Entonces si hará que se cumpla. Además, con este proceder, cada vez que introduzca un cambio en el proceso, se acordará que hay un documento o una instrucción a actualizar. Este primer paso es fundamental.

Y esto ya nos lleva a que podamos sacar beneficio de la auditoria porque, al tener bien trabajado lo que nos vienen a verificar, en lugar de estar pendientes de defendernos, tapando nuestras carencias o nuestro desconocimiento o, incluso, vendiendo lo que no hacemos, estaremos relajados y abiertos para explicar lo que hacemos.

“Pero es que pueden encontrar algo que no es correcto” me diréis. Claro, todo es mejorable. Y aquí viene el segundo gran paso que hemos de dar. Abrir nuestra mentalidad a la mejora. No hacemos cosas mal sino que hay cosas que podemos hacer mejor. En mi post anterior sobre la Actitud decíamos que “Los errores no existen; sólo son decisiones sobre las que tenemos algo que aprender”.

Por ello, desde estas líneas quiero invitaros a reflexionar sobre lo que os he expuesto para que aprovechéis las visitas que os hacen personas de fuera de la organización –y no solo las que vienen a hacer auditorías sino también otras visitas como son las de proveedores, técnicos, personas de otras plantas del grupo, etc.- para que con una formación, visión y experiencia diferente a la nuestra, pueda sorprenderles alguna de las cosas que hacemos y darnos pie a reflexionar sobre el sentido que tiene lo que hacemos. Si, después de la reflexión, lo vemos bien, perfecto. Si no ya tenemos una mejora para implementar.

Yo, personalmente, cuando recibo a todos los nuevos empleados, les invitó a que no asuman nada y pregunten sobre el porqué de las cosas. Estoy convencido que esto nos ayuda a crecer y a mejorar ¿Estáis de acuerdo?
Os invitamos a reflexionar y que nos hagáis llegar vuestra opinión para, entre todos, crecer juntos.