09 Oct Identificación de riesgos y oportunidades en Rieusset: el DAFO

En Rieusset, certificados desde el año 2000 en la ISO 9001, nos vamos a certificar en la nueva versión antes de final de año y, por ello, hoy queremos compartir con vosotros una novedad de la misma.

La ISO 9001:2015 requiere en su nueva versión la comprensión de la organización y su contexto y, esta vez, de forma más concreta, requiere comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas (punto 4.2 de la norma) y fijar y enfocar los riesgos y oportunidades de la organización (punto 6.1).

Estos requisitos nos obligan a analizar nuestra organización en profundidad y, como no es tarea sencilla, es aconsejable utilizar herramientas que nos ayuden.

Una de estas herramientas, probablemente la más utilizada, es el análisis DAFO o FODA –nombre que corresponde a las iniciales de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (SWOT en inglés para Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats)-, método presentado en el 1965 por un grupo de profesores de la escuela de negocios de Harvard formado por Edmund Learned, Roland Christensen, Kenneth Andrews y William Guth.

El principal objetivo de un análisis DAFO es ayudar a una organización a encontrar sus factores estratégicos críticos, para una vez identificados, usarlos y apoyar en ellos los cambios organizacionales

• … reforzando las fortalezas,
• … minimizando las debilidades,
• … aprovechando las oportunidades y
• … eliminando o reduciendo las amenazas

Durante el análisis, hemos de tener presente que las fortalezas y las debilidades corresponden a elementos internos a la organización y que, entre otros, nos ha de llevar a valorar aspectos como la disponibilidad de recursos, la estructura de los departamentos o la calidad del producto.

Para ayudar a este trabajo podemos hacernos preguntas como

• ¿Qué se podría evitar?
• ¿Que se debería mejorar?
• ¿Qué desventajas hay en la empresa o departamento?
• ¿Qué pensamos que hacemos mal?
• ¿Qué afecta a nuestra eficiencia?

Del mismo modo, también hemos de tener presente que las amenazas y las oportunidades corresponden a elementos externos a la organización.

Las amenazas son factores negativos que pueden afectar al objetivo de la empresa y se deben tener presentes para poder analizar si es necesario establecer acciones para sortearlas.

• ¿Qué obstáculos podría encontrar la empresa en el desarrollo de su negocio?
• ¿Qué están haciendo nuestros competidores?
• ¿Qué pretende hacer la Administración?

Las oportunidades, por su parte, son factores positivos que, si las trabajamos, nos pueden permitir tomar ventaja en el mercado.

• ¿Hay alguna tendencia en el mercado que pueda favorecernos?
• ¿Hay nuevas tecnologías que podamos aplicar a nuestros productos?
• ¿Hay cambios de normativa que nos puedan beneficiar?

Hasta aquí la parte, digamos, teórica pero ¿cómo lo hemos desarrollado en Rieusset?

Lo primero que hicimos en Rieusset es plantearnos si esta herramienta la íbamos a utilizar a nivel estratégico o si también la podíamos utilizar a nivel operacional.

Y decidimos que podíamos utilizarla en toda la organización.

Así pues ¿Cómo lo hemos hecho?

A partir del mapa de procesos de Rieusset decidimos aplicar el DAFO tanto a los procesos estratégicos como a los procesos operativos y a los procesos de soporte.

De este modo, empezamos introduciendo la herramienta del DAFO a todos los responsables de los procesos y les explicamos cómo debían utilizarlo.

La orientación que le dimos es la misma que se sigue en un DAFO estratégico solo que aquí el alcance no es tanto la organización sino el departamento o el proceso en sí mismo.

Como esta era la primera vez que lo utilizábamos a nivel de proceso y anticipando que podían generarse un plan de acción que precisase de muchos recursos, antes de la preparación del DAFO de procesos se presentó el DAFO estratégico. De esta forma, se pretendió dar una prioridad a las acciones que se derivaran de esos DAFOs de proceso.

Una vez establecido el DAFO valoramos las debilidades y las oportunidades considerando las fortalezas y las amenazas. De hecho, contemplamos las oportunidades a partir de las amenazas.

Para hacer la valoración del riesgo analizamos su probabilidad y su impacto. Por probabilidad entendemos justamente la probabilidad que la debilidad aparezca y por impacto lo que supondría para la organización.

Ambos conceptos los puntuamos de 1 a 3 siendo 1 una probabilidad o impacto bajos y 3 una probabilidad o impacto altos.

Del producto de ellos obtenemos el riesgo que corremos en la organización.

Riesgo = Probabilidad x Impacto

Para poder priorizar un plan de acción, en Rieusset hemos establecido que aquellos riesgos con un valor igual o mayor a 6 requieren, obligatoriamente, de una acción dejando el resto a criterio del responsable de área que sabe con qué recursos cuenta para atacarlos.

Pero esto no es todo.

Al inicio del post hemos comentado que la nueva versión de la ISO 9001 nos requiere comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Y este apartado ¿Cómo lo hemos hecho?

Dejamos este punto para el próximo post donde pensamos que también nos hemos avanzado algo a lo que las normativas nos requerirán en tiempos venideros.

No dudéis en contactarnos para hacernos llegar vuestros comentarios.